沂水县公安局

关于规范会议管理工作的通知

沂公通〔2016〕66号

各科、室、队、所：

为进一步规范全局视频、专项会议组织安排及有关会议室管理、使用工作，确保各类会议有序进行，现将有关事项通知如下：

一、明确职责分工。指挥中心负责全局性会议筹备服务，具体由秘书科组织安排各类会议，并负责五楼视频会议室、西会议室和二楼接待室、党委会议室的日常管理工作，通信科负责视频会议信号传输及保障工作。各单位负责本部门视频、专项会议的组织及会间服务工作。指挥中心与各单位要加强沟通交流、协作配合，确保顺利完成会议召开任务。

二、规范办会流程。各单位接到上级业务部门通过网站、传真、密电等方式下发的视频会议通知后，自行完成签收，并拟写本局会议通知报秘书科审核挂网，或由本单位电话通知。各单位单独组织的培训考核、工作部署等专项会议，需局领导出席会议的，应先报告局领导并通报秘书科。需使用县局会议室的，要提前通知秘书科，由秘书科统筹协调安排，避免会议冲突，并按照参会人员范围，准备会场，安排坐席，通知通信科做好视频信号传输保障工作。设分会场的各单位要根据通知要求，提前调试好音视频设备，确保通信信号畅通、画面音质清晰。

三、严格入会秩序。需要摆放坐席牌的会议，由秘书科负责安排，各单位参会人员要服从指挥中心或主办单位工作人员的安排，按照坐席牌依次就座或到指定位置就座，不得随意调换座位。参会人数较少时，要在会场中间靠前排就座，不留空位；人数较多或会场中间坐满时，要在两侧靠前排就座，与会人员不得随意就座。

四、严肃参会纪律。参会人员必须按会议通知要求，按时、着规定服装到会、签到，不准请假、代替，严禁无故不参加会议。确需请假的，须报出席会议的局领导批准，并通报会议主办单位。会议期间，手机关机或调至静音，不得喧哗讨论、随意走动、离席退场，影响听会质量，做到自觉遵守会场纪律，维护会议的严肃性。

五、保持会场整洁。秘书科负责组织安排会议室的卫生清理、保持。一般会议，原则上不准备纸杯，与会人员可带水杯。各单位与会人员要注意会场卫生，不得随地吐痰、吐口香糖，乱扔纸屑、果核、坚果皮、纸巾等杂物或将之放入桌洞。会议结束后，要自觉将座椅推入桌下，靠两侧摆齐，并带走自己会议用品和产生的杂物等，保持会场整洁有序。

沂水县公安局

2016年11月16日